Evolução do SEI aprimora governança

Há sete anos, o Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais (TJMG) implementava uma revolução em sua estrutura documental: o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Desde então, essa ferramenta tem desempenhado um papel fundamental na otimização dos processos, na redução de custos e no fomento à transparência institucional.

De acordo com o presidente do TJMG, desembargador José Arthur de Carvalho Pereira Filho, os resultados alcançados mostram que não se trata apenas de mais um sistema, mas de uma ferramenta que mudou em definitivo o Poder Judiciário estadual: "O SEI é uma evolução na forma como os documentos são tratados e gerenciados na instituição. Seu impacto é notável, não só pelo volume de documentos processados, mas também pela transformação cultural que trouxe à burocracia administrativa."

Na avaliação do secretário de Governança e Gestão Estratégica (Segove) do TJMG, Guilherme Augusto Mendes do Valle, "o SEI tornou-se o epicentro da tramitação documental, abrangendo não apenas documentos internos, mas também aqueles provenientes de fontes externas". Para ele, a plataforma "proporciona uma gestão mais eficiente, transparente e acessível, tornando as informações mais claras e facilitando a tomada de decisões".

No que se refere ao volume de peças digitais, o SEI testemunhou um crescimento exponencial, gerenciando mais de onze milhões de documentos. Para efeito de comparação, se cada peça fosse impressa em folha A4 e colocada lado a lado, resultaria em uma faixa de papel de cerca de 1,6 km – comprimento quatro vezes maior que o do icônico Edifício Empire State, em Nova York, ou nove vezes maior que o Edifício Concórdia Corporate, em Nova Lima, o mais alto de Minas Gerais.

Além de sua monumental capacidade de armazenamento de informações, o SEI desempenha um papel vital na redução de custos, minimizando o uso de papel, impressoras e espaço físico para armazenamento de documentos.

Integração do SEI com o Qlik Sense

Para potencializar a eficiência e a governança no TJMG, em 2023, o SEI passou a se integrar com o Qlik Sense, um instrumento informatizado que processa informações de bases de dados diversas e cria painéis dinâmicos, permitindo a identificação de prioridades, gargalos e pontos de preocupação e orientando os investimentos. Entre os painéis entregues neste ano estão o da Corregedoria-Geral de Justiça, o de Produtividade e o de Transparência, e o que diz respeito aos Andamentos do Canal Fale com o TJMG.

Na avaliação do gerente do Centro de Gestão, Padronização e Qualidade dos Processos (Ceproc), Rafael Meyer Pires Lopes, a extração de dados do sistema SEI para o Qlik Sense desempenha um papel crucial na otimização da governança e no gerenciamento de informações, porque se baseia em elementos objetivos.

"Essa integração possibilita uma visão mais abrangente e acessível dos dados, permitindo análises mais eficientes e embasadas. O tratamento adequado dos dados é essencial para garantir a precisão, consistência e segurança das informações, contribuindo diretamente para uma governança de dados eficaz", afirmou.

De acordo com o gerente do Ceproc, a sincronização do SEI com o Qlik Sense facilita a identificação de padrões, tendências e insights valiosos, fornecendo uma base sólida para a tomada de decisões informadas e estratégicas da Alta Administração e dos gestores do TJMG: "A extração e integração de dados não apenas potencializam a eficiência operacional, mas também fortalecem a capacidade de gestão e governança, essenciais para o sucesso organizacional."

Melhorias

O ano de 2023 também ficou marcado por melhorias no SEI. Diversas alterações do sistema solicitadas ou sugeridas pelos usuários foram concretizadas, como a possibilidade de se gerar arquivos nos formatos PDF/ZIP pela árvore do processo e exibir nos dispositivos móveis a tela de "Pesquisa de Publicações". A acessibilidade e a edição dos documentos na ferramenta também foram aprimoradas.

A versão 4.1 do SEI, já em desenvolvimento, deve trazer um novo link de consulta processual externa e melhorias nos "Grupos de Blocos" (internos, assinatura e reunião). Outras funcionalidades serão a reabertura programada de processos; a atualização do "Painel de Controle"; a possibilidade de definir a prioridade de processos e de produzir relatório de atividade, na unidade, por usuário; e a criação de um módulo de Gestão Documental.

Para saber mais sobre o sistema, acesse a Portaria 1449/2023, e, no caso de usuários internos, por meio da rede é possível visualizar o Catálogo de Processos SEI e a FAQ SEI.

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Fonte: Tribunal de Justiça de MG